Campagne: Ouders vragen leerlingdossier op: wat nu?

17 december 2019
Steeds vaker maken ouders gebruik van hun ‘recht op inzage’ in het leerlingdossier van hun kind. Vooral in conflicten of bij gescheiden ouders kan dit tot lastige situaties leiden. Hoe ga je als school met een dergelijk verzoek om? We plaatsen met enige regelmaat een bericht met praktische vragen en antwoorden op het gebied van privacy en AVG. Dit is deel vijf.

De AVG geeft een aantal rechten aan ‘betrokkenen’. Wie zijn dat?

Betrokkenen zijn de personen van wie de persoonsgegevens door de school worden verwerkt. Dat kunnen ouders of leerlingen zijn, maar ook het eigen personeel. Volgens de AVG hebben betrokkenen een aantal rechten. Als school moet je aan deze rechten kunnen voldoen.

Welke rechten zijn dat?

Er zijn er meerdere, maar twee belangrijke zijn het ‘recht op inzage’ en het ‘recht op rectificatie en correctie’. Op grond van het recht op inzage mogen ouders en medewerkers  hun eigen persoonsgegevens inzien. Op grond van het recht van correctie mogen ze de school vragen onjuiste persoonsgegevens aan te passen. In dit artikel gaan we in op het recht op inzage.

Op welke manier kun je als school tijdig en correct een verzoek om inzage afhandelen?

Daarvoor zijn een aantal zaken van belang. Heeft de school een protocol of procedure om verzoeken van betrokkenen af te handelen? Zoek die er dan bij. Kan de school binnen vier weken gehoor geven aan een verzoek? Laat in elk geval binnen die termijn een inhoudelijke reactie horen en ga actief met het verzoek aan de slag. En is de school in staat om persoonsgegevens te wijzigen of te verwijderen? Deze vragen moeten in elk geval met ‘ja’ kunnen worden beantwoord, om aan het verzoek om inzage te kunnen voldoen.

Welke gegevens moet de school verstrekken bij een verzoek om inzage?

De AVG geeft aan welke gegevens verstrekt moeten worden bij een verzoek om inzage. Bijvoorbeeld: het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens, de ontvangers ervan, de gehanteerde bewaartermijn, en nog meer categorieën. Dat klinkt best technisch, maar in de praktijk blijkt vaak dat ouders slechts een kopie van – een deel van – het leerlingdossier willen hebben. Het is aan te raden als school eerst te vragen of dit het geval is. Zo kan op een eenvoudiger manier aan een inzageverzoek worden voldaan.

Wilt u meer weten over de rechten van ouders en medewerkers, of heeft u andere vragen over de AVG en privacy?

De VBSO organiseert in samenwerking met de VGS een praktische cursus voor schoolpersoneel en schoolleiders over de AVG. In vogelvlucht krijgt u de belangrijkste informatie mee. Ook is er volop ruimte om uw vragen te stellen. Voor meer informatie verwijzen we u naar het bericht: Inschrijving AVG-trainingen gestart!

Vorige afleveringen:
Functionaris Gegevensbescherming: moet dat echt?
Reserveer geld in begroting voor AVG
Een datalek op school, wat nu
Hoe lang mag je leerlinggegevens bewaren?

Auteur: mr. drs. J.C. (Jan-Kees) Karels, Juridisch adviseur AVG
Voor vragen: drs. R.A. (Rein) van der Garde, Coördinator bestuurlijk-juridisch advies

drs. R. A. (Rein) van der Garde
Coördinator bestuurlijk-juridisch advies
Stel een vraag
Overzicht nieuws

Gerelateerd

29 februari 2020

Regioavonden VBSO – Present en Personeelsbeleid

Identiteitsgebonden personeelsbeleid vraagt blijvende aandacht. Als VBSO denken we u hierin graag met u mee. Tevens gaan we graag in gesprek met u over wat we als besturenorganisatie doen en verder voor u kunnen betekenen. We nodigen u uit voor onze regio-avonden.

Lees verder
28 februari 2020

Wet bestuur en toezicht rechtspersonen

De Tweede Kamer heeft eindelijk ingestemd met het Wetsvoorstel bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR). Met de WBTR beoogt de overheid de kwaliteit van het bestuur en het toezicht van de rechtspersonen vereniging, stichting, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij in de semipublieke sector te verbeteren.

Lees verder