Hoe lang mag je leerlinggegevens bewaren?

15 november 2019
Persoonsgegevens over leerlingen mag je niet langer bewaren dan nodig is. Maar hoe lang dan wel? We plaatsen met enige regelmaat een bericht met praktische vragen en antwoorden op het gebied van privacy en AVG. Dit is deel vier.

Is er een duidelijke regel die zegt hoe lang je leerlinggegevens mag bewaren?

Helaas niet. Een en ander is afhankelijk van het type persoonsgegeven en de wetgeving die daar wat over zegt. Voor sommige typen persoonsgegevens gelden vastgestelde wettelijke termijnen van de onderwijswetgeving of de Archiefwet. Voor andere moet je zelf een termijn vaststellen.

Hoe lang mag ik als school het leerlingdossier bewaren?

Normaliter geldt de hoofdregel dat de school een leerlingdossier twee jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan. Daarop gelden wel wettelijke uitzonderingen:

  • In het basis- en voortgezet onderwijs geldt bijvoorbeeld de regel dat gegevens over verzuim en afwezigheid en over in- en uitschrijving vijf jaar moeten worden bewaard nadat de leerling is uitgeschreven;
  • Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moeten drie jaar na het vertrek van de leerling worden bewaard;
  • Ook voor het organiseren van reünies mag de school adresgegevens van (oud-)leerlingen bewaren.

Wat zegt de AVG zelf eigenlijk over het bewaartermijnen?

De AVG noemt geen bewaartermijnen, maar zegt wel dat je als school verplicht bent vast te stellen hoe láng je persoonsgegevens bewaart. Als er geen andere wetgeving van toepassing is, mag je die termijn zelf bedenken, mits je die goed kunt beargumenteren en dat ergens opschrijft.

Hoe stel je dan een bewaartermijn voor persoonsgegevens vast?

Eerst moet gekeken worden om welk type persoonsgegeven het gaat, en onder welke wetgeving ze vallen. Veelal doet de functionaris gegevensbescherming van een school een voorstel voor een geschikte termijn per type persoonsgegeven aan het bestuur dat het privacybeleid vaststelt. Hij is immers op de hoogte van de wetgeving op het gebied van bewaartermijnen. Is de termijn eenmaal vastgesteld, dan wordt deze vastgelegd in het register van verwerkingen van de school.

Vorige afleveringen:
Functionaris Gegevensbescherming: moet dat echt?
Reserveer geld in begroting voor AVG
Een datalek op school, wat nu

Auteur: mr. drs. J.C. (Jan-Kees) Karels, Juridisch adviseur AVG
Voor vragen: drs. R.A. (Rein) van der Garde, Coördinator bestuurlijk-juridisch advies

drs. R. A. (Rein) van der Garde
Coördinator bestuurlijk-juridisch advies
Stel een vraag
Overzicht nieuws

Gerelateerd

02 september 2019

Functionaris gegevensbescherming: moet dat echt?

De AVG die vorig jaar is ingegaan, heeft veel losgemaakt op scholen. Wat moet je doen met een datalek? Hoe zit het met het gebruik van foto’s van leerlingen? Wie mag er allemaal toegang hebben tot de leerlinggegevens? En wanneer moet je ouders om toestemming vragen? De komende weken plaatsen we regelmatig een bericht met praktische vragen en antwoorden. Aan de hand daarvan kan uw school nagaan of ze op de goede weg is met de AVG. Vandaag de eerste aflevering: de functionaris gegevensbescherming (verder: FG).

Lees verder
02 oktober 2019

Een datalek op school: wat nu?

Een datalek op school is erg vervelend, maar komt helaas nogal eens voor. Wat moet je doen als het gebeurt? We plaatsen met enige regelmaat een bericht met praktische vragen en antwoorden op het gebied van privacy en AVG. Dit is bericht 3.

Lees verder