Fotogebruik op school: is er altijd toestemming nodig?

29 januari 2020
Op school wordt veel gewerkt met foto’s en video’s. Zodra er personen op een foto staan, is sprake van persoonsgegevens, en zijn de privacyregels van toepassing. We plaatsen met enige regelmaat een bericht met praktische vragen en antwoorden op het gebied van privacy en AVG. Dit is deel 6.

Veel scholen werken voor beeldgebruik met toestemmingsformulieren. Ouders (of leerlingen van 16 jaar en ouder) geven via een formulier, bijvoorbeeld bij de inschrijving van de leerling, al of geen toestemming voor het gebruik van foto’s op sociale media, in de nieuwsbrief, de schoolkrant, enzovoort.

Het geven van toestemming is een bekende ‘route’ uit de AVG. Wel kleven er enkele belangrijke nadelen aan, zowel juridisch als praktisch.

Een toestemming is wettelijk aan allerlei eisen gebonden. Zo moet ze vrij zijn gegeven (geen toestemming geven mag geen nadeel voor de ouders opleveren). Ook moet de toestemming ondubbelzinnig zijn. Een school kan dus niet zeggen: wie zwijgt, stemt toe. Toestemming wordt gegeven voor een specifiek doel. Dus je kunt geen ‘’algemene’’ toestemming vragen (Hierbij geef ik toestemming aan de school voor het gebruik van alle foto’s waar ik op sta), maar alleen voor een specifieke verwerking (Ik geef toestemming dat mijn portret gebruikt wordt in de nieuwsbrief). En een extra lastige is: een toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder opgaaf van redenen. Het registreren van toestemming vereist dus nogal een  administratie.

Daarnaast zijn er de praktische uitdagingen: bij het nemen van foto’s waarvoor toestemming is gevraagd, moet van elke leerling duidelijk zijn of deze toestemming is gegeven. En zo nee: dan kan de leerling niet op de foto. Zo kan het gebeuren dat er een klassenfoto wordt gemaakt, waarbij eerst een leerling uit de groep worden gehaald. (Sorry, Sarah, je ouders hebben geen toestemming gegeven, je mag niet op de klassenfoto). Bepaald niet sociaal, maar ja…

Of tijdens het schoolreisje wordt er door leerkrachten en ouders gepuzzeld welke leerlingen wel en niet op de foto mogen. Bepaald niet handig, maar ja…

Het verdient daarom aanbeveling om te kijken of er andere routes zijn voor de school om foto’s te gebruiken. Zo kent de AVG ook de mogelijkheid dat een school zich beroep op een eigen, gerechtvaardigd belang, waarbij geen toestemming wordt gevraagd. Bij deze ‘’route’’ dient het belang waar de school zich op beroept te worden afgewogen tegen het privacybelang van degene die op de foto staat. Het vraagt dus om een afgewogen privacybeleid, dat schriftelijk wordt vastgelegd. Het is goed denkbaar dat deze route wordt gekozen bij foto’s van bijvoorbeeld een schoolevenement of een diploma-uitreiking. Bij de belangenafwegingen moeten alle relevante aspecten worden meegewogen. Hoe staan de leerlingen op de foto? Waar wordt de foto gepubliceerd: in de schoolkrant, op een besloten portal of op een openbare website? En in geval van een portal of website: hoe lang blijft de foto daar staan?

Het beroep op een eigen, gerechtvaardigd belang kan, afhankelijk van de situatie, een passende route zijn. Wel dient de belangenafweging zorgvuldig te worden gedaan, in privacy beleid te worden vastgelegd én helder naar ouders, leerlingen en personeel te worden gecommuniceerd.

Auteur: mr. drs. J.C. (Jan-Kees) Karels, Juridisch adviseur AVG

 

Vorige afleveringen:
Functionaris Gegevensbescherming: moet dat echt?
Reserveer geld in begroting voor AVG
Een datalek op school, wat nu
Hoe lang mag je leerlinggegevens bewaren?
Ouders vragen leerlingdossier op

drs. R. A. (Rein) van der Garde
Coördinator bestuurlijk-juridisch advies
Stel een vraag
Overzicht nieuws

Gerelateerd

29 februari 2020

Regioavonden VBSO – Present en Personeelsbeleid

Identiteitsgebonden personeelsbeleid vraagt blijvende aandacht. Als VBSO denken we u hierin graag met u mee. Tevens gaan we graag in gesprek met u over wat we als besturenorganisatie doen en verder voor u kunnen betekenen. We nodigen u uit voor onze regio-avonden.

Lees verder
28 februari 2020

Wet bestuur en toezicht rechtspersonen

De Tweede Kamer heeft eindelijk ingestemd met het Wetsvoorstel bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR). Met de WBTR beoogt de overheid de kwaliteit van het bestuur en het toezicht van de rechtspersonen vereniging, stichting, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij in de semipublieke sector te verbeteren.

Lees verder